SURAT MENYURAT
A.
Pengertian
Surat Menyurat
Secara umum surat adalah suatu
sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada
pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi
dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat
dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja
tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat
menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut
surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
B.
Penggunaan
Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat
Pemakaian tata bahasa yang tepat
dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa
meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
1. Ejaan : Ejaan meliputi penulisan huruf,
penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.
a. Penulisan huruf
·
Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan
dalam penulisan unsur serapan. Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan),
pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh :
Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
·
Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh:
bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir.
·
Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa
bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.
b. Penulisan Kata
·
Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri.
Contoh: majalah, kantor, dan kemarin
·
Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan
awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
·
Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung
antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
·
Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka
pemulisannya digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan
melipatgandakan.
·
Kata gabungan yang menggunakan awalan atau
akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat
pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.
·
Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu
katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata.
Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.
·
Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi
menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke
Jakarta, dan di lemari.
·
Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang
mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun.
Contoh: saya pun dan anda pun.
c. Penulisan unsur serapan
·
Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu
diperhatikan ketentuannya. Contoh: Management = Manajemen, Apotheek = Apotek,
Kwitantie = Kuitansi, Psychology = Psikologi
2. Tanda baca
a. Tanda titik : Pada akhir kata singkatan,
maka menggunakan satu tanda titik.
·
Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu
tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
·
Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua
tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat
s.d.
·
Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir
singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.
b. Tanda koma : Tanda koma dapat digunakan
untuk:
·
Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat
keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
Merinci hal yang lebih dari dua.
c. Tanda titik dua : Tanda titik dua digunakan
pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak
dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata
adalah, sebagai berikut, yaitu.
d. Tanda garis miring : Penulisan tanda garis
miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh:
organisasi/perhimpunan.
C.
Fungsi
Surat Menyurat
Surat yang berfungsi sebagai
salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga
berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya
hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan
atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk
mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna
sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada
masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat
mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau
kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan
pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
D.
Jenis-Jenis
Surat Menyurat
menurut kepentingan dan
pengirimnya, surta dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. surat pribadi, yaitu surat
yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi.
kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka
format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu
ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran
pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa
surat yang digunakan harus resmi.
b. surat dinas pemerintah, yaitu
surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi
pemerintahan.
c. surat niaga, yaitu surat resmi
yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
d. surat sosial, yaitu surat
resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba
( nonprofit).
SUMBER :
